Utiliser access

Objectif : Utiliser un logiciel pour enregistrer la fiche d'identité de tous les élèves de la classe, puis voir comment exploiter cette base de données .

Travail à faire : Constituer la base de données et l'enregistrer dans son dossier personnel ; rédiger un compte-rendu des exercices d'application.

ACCESS nomme toute chose objet. Dans une base de données d'ACCESS, les objets principaux sont les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros...

Définitions
Champs	Une information est découpée en plusieurs parties. Exemple dans une adresse, on peut distinguer le champ "Numero de rue", le champ "Code postal",... etc. Chaque partie de l'information est donc appelée un champ. A champ correspond un type de donnée ("texte" pour un nom, "numérique" pour un numéro de rue, "date/heure" pour une date de naissance...). Retour
Tables	C'est un objet que l'on définit pour stocker des données; chacune ne contient que les informations se rapportant à un unique sujet tel que les clients ou les élèves d'une classe. Les tables se constituent de champs qui comprennent différentes données du même type, telles que les noms de chaque client ou leur adresse. Retour
Requêtes	Une requête est un objet qui permet de visualiser de façon sélective les données issues de plusieurs tables. Par exemple, demander le noms des élèves (de toutes les classes de seconde) habitant Saint-Malo. Retour
Formulaires	Un formulaire est un objet dont la fonction principale réside dans le contrôle de l'exécution et de la saisie de données dans l'application. Les formulaires s'utilisent pour présenter les données issues des requêtes ou des tables. Un formulaire peut être imprimé. Retour
États	Un état est un objet qui met en forme, calcule, imprime et comptabilise les données sélectionnées. Ils permettent la visualisation d'un ou plusieurs documents sur l'écran avant l'impression. Retour

Protocole
1ère étape : Ouvrir ACCESS.
Donner un nom à la base de données en veillant de l'enregistrer dans le dossier voulu. La fenêtre ci-contre s'ouvre...

2ème étape : Créer une (ou plusieurs) table de données.
Pour cela sélectionne l'onglet "Tables" et clique sur "Nouveau". Plusieurs modes sont proposés. A toi de choisir celui qui te convient : pour les débutants l'Assistant peut être utile. pour les habitués "Mode Feuille de donnée" est la méthode directe pour plus de confort commencer par "Mode de création"

3ème étape : Entrer les données dans la table choisie.
A chaque champs (champ1, champ2, champ3,... dans l'image ci-contre) correspond une partie de l'information à écrire (par exemple : nom, prénom, date de naissance,...). A chaque ligne correspond à une nouvelle personne. Le tout forme un tableau appelée table.
Remarque : première exploitation. Il serait intéressant d'imprimer la base de données afin d'avoir les coordonnées de tous les membres du groupe. Pense tout de même à demander l'aperçu avant impression afin de réduire le nombre de feuilles !

Établir des requêtes permettant de sélectionner les fiches répondant à des conditions que vous spécifierez.
Créer un état : Sortir une fiche en ne gardant que trois champs, par exemple.
Exercices possibles
1) Sortir la liste des filles (ou des garçons) de la classe.	2) Sortir la liste des filles (ou des garçons) habitant Saint-Malo même.
2) Sortir la liste des filles (ou des garçons) habitant Saint-Malo qui ont l'âge de 15 ans.	3) Créer un état pouvant servir d'étiquette-adresse pouvant être coller sur une enveloppe.

1 :	L'architecture d'ACCESS
2 :	Comment créer la base de données de la classe ?
3 :	Exploitations possibles